Apa itu gap analysis dalam persiapan CPKB? – Gap analysis dalam persiapan CPKB adalah proses evaluasi untuk membandingkan kondisi aktual perusahaan dengan persyaratan Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik (CPKB), sehingga dapat diketahui bagian mana yang sudah sesuai, bagian mana yang belum memenuhi, dan perbaikan apa yang perlu dilakukan sebelum proses sertifikasi.
Sederhananya, gap analysis membantu perusahaan menjawab satu pertanyaan penting:
“Kalau perusahaan diperiksa sekarang, bagian mana yang sudah siap dan bagian mana yang masih harus diperbaiki?”
Evaluasi ini dapat mencakup fasilitas, bangunan, peralatan, personel, sanitasi, produksi, pengawasan mutu, dokumentasi, penyimpanan, hingga sistem penanganan penyimpangan dan keluhan.
Bagi industri kosmetik, gap analysis menjadi langkah yang sangat berguna karena persiapan CPKB bukan hanya tentang membuat dokumen. Perusahaan harus mampu menunjukkan bahwa sistem yang dibuat benar-benar diterapkan dalam kegiatan operasional.
Ketentuan sertifikasi CPKB saat ini mengacu pada Peraturan BPOM Nomor 8 Tahun 2026 tentang Sertifikasi Cara Pembuatan Kosmetik yang Baik, yang berlaku sejak 29 April 2026 dan menggantikan PerBPOM Nomor 33 Tahun 2021.
Mengapa gap analysis penting sebelum sertifikasi CPKB?
Banyak perusahaan baru mengetahui kekurangannya ketika proses pemeriksaan sudah berlangsung. Padahal, beberapa ketidaksesuaian membutuhkan waktu untuk diperbaiki.
Contohnya, jika fasilitas belum mendukung alur proses yang baik, perbaikannya tentu tidak dapat dilakukan hanya dalam satu atau dua hari.
Begitu juga dengan dokumen. Membuat SOP mungkin relatif cepat, tetapi membangun bukti bahwa SOP tersebut sudah diterapkan secara konsisten membutuhkan waktu.
Dengan gap analysis, perusahaan dapat menemukan masalah lebih awal.
Manfaatnya antara lain:
- Mengetahui kondisi perusahaan secara objektif.
- Mengidentifikasi kekurangan sebelum pemeriksaan.
- Menentukan prioritas perbaikan.
- Menghindari pekerjaan yang tidak diperlukan.
- Membantu menyiapkan anggaran perbaikan.
- Mempersiapkan personel lebih awal.
- Menata dokumen secara lebih sistematis.
- Meningkatkan kesiapan menghadapi pemeriksaan BPOM.
Jadi, gap analysis bukan sekadar membuat checklist, tetapi menjadi peta jalan menuju kesiapan CPKB.
Apa saja yang dibandingkan dalam gap analysis CPKB?
Secara sederhana, gap analysis membandingkan tiga hal:
Kondisi aktual perusahaan
Ini adalah kondisi yang benar-benar ada dan berjalan di perusahaan saat evaluasi dilakukan.
Misalnya:
- Kondisi bangunan.
- Kondisi ruang produksi.
- Mesin dan peralatan.
- Jumlah dan kompetensi personel.
- SOP yang sudah tersedia.
- Proses produksi.
- Sistem pengawasan mutu.
- Sistem penyimpanan.
- Dokumentasi.
- Sistem penanganan keluhan.
Persyaratan CPKB
Selanjutnya, kondisi aktual tersebut dibandingkan dengan persyaratan CPKB yang berlaku.
Persyaratan tidak hanya berkaitan dengan fasilitas, tetapi juga mencakup sistem mutu dan penerapannya.
Karena regulasi sertifikasi CPKB telah diperbarui melalui PerBPOM No. 8 Tahun 2026, perusahaan sebaiknya menggunakan acuan terbaru ketika melakukan evaluasi, bukan hanya mengandalkan checklist atau dokumen dari aturan sebelumnya.
Kesenjangan atau gap
Gap adalah perbedaan antara kondisi perusahaan dengan persyaratan yang harus dipenuhi.
Contohnya:
Kondisi: Perusahaan sudah mempunyai SOP pembersihan.
Persyaratan: SOP harus diterapkan dan didukung bukti pencatatan yang sesuai.
Gap: SOP tersedia, tetapi catatan penerapan belum konsisten.
Dengan cara seperti ini, perusahaan tidak hanya mengetahui bahwa ada kekurangan, tetapi juga memahami apa yang sebenarnya harus diperbaiki.
Apa saja yang diperiksa dalam gap analysis CPKB?
Gap analysis dapat dilakukan secara menyeluruh terhadap sistem yang berkaitan dengan CPKB.
Beberapa area yang dapat dievaluasi antara lain:
1. Sistem manajemen mutu
Periksa apakah perusahaan telah mempunyai sistem untuk mengendalikan dan menjaga mutu.
Evaluasi dapat mencakup kebijakan mutu, struktur organisasi, tanggung jawab, pengendalian perubahan, penyimpangan, tindakan perbaikan, serta mekanisme evaluasi.
2. Personalia
Periksa apakah personel mempunyai kualifikasi dan kompetensi yang sesuai dengan pekerjaannya.
Hal yang dapat dievaluasi meliputi struktur organisasi, uraian tugas, pelatihan, catatan pelatihan, serta penerapan higiene personal.
3. Bangunan dan fasilitas
Evaluasi kondisi fasilitas produksi, tata letak, alur personel, alur bahan, area penyimpanan, area pengawasan mutu, kebersihan, serta pemeliharaan bangunan.
Tujuannya adalah memastikan fasilitas mampu mendukung proses produksi kosmetik yang terkendali.
4. Peralatan
Periksa kesesuaian mesin dan peralatan dengan proses produksi.
Evaluasi dapat meliputi identitas peralatan, kebersihan, pemeliharaan, prosedur penggunaan, catatan pemeliharaan, serta pemeriksaan atau kalibrasi alat ukur sesuai kebutuhan.
5. Sanitasi dan higiene
Perusahaan perlu mengevaluasi bagaimana kebersihan ruangan, peralatan, personel, fasilitas sanitasi, pengendalian hama, dan pengelolaan limbah dilakukan.
Jangan hanya menilai kondisi ruangan saat ini. Periksa juga apakah terdapat sistem yang membuat kondisi tersebut dapat dipertahankan secara konsisten.
6. Produksi
Evaluasi proses produksi mulai dari penerimaan bahan, penimbangan, pengolahan, pengisian, pengemasan sampai penyimpanan.
Periksa apakah kegiatan aktual sesuai dengan SOP dan apakah setiap tahapan mempunyai pencatatan yang memadai.
7. Pengawasan mutu
Evaluasi sistem pengujian dan pengawasan terhadap bahan awal, bahan pengemas, produk antara, produk ruahan, dan produk jadi sesuai kebutuhan.
Periksa juga spesifikasi, metode pengujian, hasil pengujian, serta mekanisme penanganan hasil yang tidak sesuai.
8. Dokumentasi
Periksa apakah dokumen yang diperlukan sudah tersedia, terkendali, diperbarui, dan digunakan.
Contohnya:
- SOP.
- Instruksi kerja.
- Spesifikasi.
- Formula.
- Catatan produksi bets.
- Catatan pengemasan.
- Catatan pembersihan.
- Catatan pemeliharaan.
- Catatan pelatihan.
- Catatan pengujian.
- Catatan penyimpangan.
9. Audit internal
Perusahaan perlu mengevaluasi apakah audit internal sudah dilakukan secara terencana dan apakah hasilnya ditindaklanjuti.
Jangan sampai perusahaan mempunyai prosedur audit internal tetapi tidak mempunyai bukti pelaksanaan dan penyelesaian temuan.
10. Penyimpanan
Periksa kondisi gudang, kebersihan, penataan bahan, identitas bahan, status bahan, kondisi penyimpanan, pencatatan penerimaan dan pengeluaran, serta sistem pengendalian produk.
11. Kontrak produksi dan pengujian
Jika ada kegiatan yang dikerjakan oleh pihak luar, evaluasi apakah terdapat perjanjian dan pembagian tanggung jawab yang jelas.
Perusahaan juga perlu memastikan kegiatan yang dikontrakkan tetap berada dalam sistem pengawasan yang sesuai.
12. Keluhan dan penarikan produk
Periksa apakah perusahaan mempunyai prosedur untuk menerima keluhan, melakukan investigasi, mengevaluasi masalah, menentukan tindakan perbaikan, dan melakukan penarikan apabila diperlukan.
Bagaimana cara melakukan gap analysis CPKB?
Gap analysis sebaiknya dilakukan secara sistematis agar hasilnya dapat digunakan sebagai dasar perbaikan.
Langkah 1: Tentukan ruang lingkup
Tentukan terlebih dahulu jenis kegiatan dan proses yang akan dievaluasi.
Jangan langsung memeriksa semua hal tanpa menentukan batas evaluasi.
Langkah 2: Gunakan acuan terbaru
Pastikan checklist yang digunakan mengacu pada ketentuan CPKB yang berlaku.
Untuk kondisi saat ini, perusahaan perlu memperhatikan PerBPOM No. 8 Tahun 2026 sebagai dasar terbaru dalam proses sertifikasi.
Langkah 3: Periksa kondisi aktual
Lakukan pemeriksaan langsung ke fasilitas.
Jangan hanya melihat dokumen dari kantor. Kondisi aktual di lapangan sering kali menunjukkan perbedaan dengan dokumen yang tersedia.
Langkah 4: Periksa dokumen
Setelah kondisi fasilitas diperiksa, lanjutkan dengan mengevaluasi dokumen dan rekaman.
Pertanyaan yang perlu dijawab misalnya:
- Apakah SOP sudah tersedia?
- Apakah SOP sesuai dengan kegiatan aktual?
- Apakah personel memahami SOP?
- Apakah terdapat catatan penerapan?
- Apakah dokumen masih berlaku?
Langkah 5: Identifikasi gap
Catat setiap perbedaan antara kondisi aktual dengan kebutuhan CPKB.
Gap sebaiknya dibuat spesifik.
Misalnya jangan hanya menulis:
“Dokumentasi belum lengkap.”
Lebih baik:
“Catatan pemeliharaan mesin belum tersedia secara konsisten untuk seluruh peralatan produksi.”
Dengan begitu, tindakan perbaikannya menjadi lebih jelas.
Langkah 6: Tentukan prioritas
Tidak semua kekurangan harus diperbaiki dengan cara yang sama.
Perusahaan dapat mengelompokkan temuan berdasarkan tingkat urgensi dan dampaknya terhadap mutu serta kesiapan sertifikasi.
Langkah 7: Buat rencana perbaikan
Setiap gap sebaiknya mempunyai:
- Tindakan perbaikan.
- Penanggung jawab.
- Target penyelesaian.
- Bukti penyelesaian.
- Evaluasi efektivitas.
Langkah 8: Lakukan evaluasi ulang
Setelah perbaikan dilakukan, jangan langsung menganggap semuanya selesai.
Lakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan tindakan yang dilakukan benar-benar menyelesaikan masalah.
Contoh sederhana gap analysis CPKB
Misalnya sebuah perusahaan sudah memiliki prosedur pembersihan peralatan.
Hasil evaluasi menunjukkan:
Standar: Peralatan harus dibersihkan sesuai prosedur.
Kondisi aktual: Pembersihan dilakukan, tetapi tidak semua kegiatan dicatat.
Gap: Bukti penerapan prosedur belum lengkap.
Tindakan: Menata kembali sistem pencatatan pembersihan dan memberikan pelatihan kepada personel.
Verifikasi: Melakukan pemeriksaan ulang beberapa periode berikutnya untuk memastikan pencatatan sudah konsisten.
Contoh lain dapat terjadi pada pelatihan personel.
Perusahaan mungkin sudah memberikan pelatihan, tetapi tidak mempunyai catatan yang memadai mengenai materi, peserta, tanggal pelaksanaan, atau evaluasinya.
Artinya, kegiatan mungkin sudah dilakukan, tetapi bukti penerapannya belum memadai.
Inilah alasan gap analysis perlu melihat dokumen sekaligus praktik di lapangan.
Apa manfaat gap analysis bagi perusahaan kosmetik?
Gap analysis memberikan manfaat yang cukup besar dalam persiapan sertifikasi.
Mengetahui kondisi sebenarnya
Manajemen dapat mengetahui posisi perusahaan secara lebih objektif.
Menghemat waktu
Perusahaan dapat fokus memperbaiki bagian yang memang membutuhkan perhatian.
Membantu mengatur biaya
Jika ditemukan kebutuhan perbaikan fasilitas atau peralatan, perusahaan dapat memperkirakan kebutuhan anggaran sejak awal.
Meningkatkan kesiapan personel
Personel dapat diberikan pelatihan berdasarkan kebutuhan nyata yang ditemukan dalam evaluasi.
Mengurangi potensi temuan
Semakin banyak kekurangan yang ditemukan dan diperbaiki sebelum pemeriksaan, semakin baik kesiapan perusahaan dalam menghadapi evaluasi.
Namun, gap analysis tidak dapat menjamin bahwa tidak akan ada temuan atau menjamin sertifikat pasti diterbitkan. Tujuannya adalah membantu perusahaan mempersiapkan diri dengan lebih baik.
Apakah gap analysis hanya dilakukan sekali?
Idealnya tidak.
Gap analysis dapat dilakukan kembali setelah perusahaan menyelesaikan perbaikan atau ketika terdapat perubahan signifikan.
Misalnya:
- Ada perubahan fasilitas.
- Ada perubahan peralatan.
- Ada perubahan proses.
- Ada perubahan personel.
- Ada perubahan dokumen.
- Ada temuan audit internal.
- Ada perubahan ketentuan.
Dengan melakukan evaluasi secara berkala, perusahaan dapat menjaga sistem tetap sesuai dengan kebutuhan operasional dan ketentuan yang berlaku.
Mengapa perusahaan baru sebaiknya melakukan gap analysis sejak awal?
Perusahaan baru sering beranggapan bahwa gap analysis baru diperlukan ketika ingin mengajukan sertifikasi.
Padahal, melakukan evaluasi sejak tahap awal justru dapat membantu menghindari kesalahan desain atau sistem yang terlanjur sulit diperbaiki.
Contohnya, tata letak fasilitas lebih mudah dipertimbangkan sejak awal daripada setelah seluruh fasilitas selesai dibangun.
Begitu pula dengan struktur organisasi, alur dokumentasi, sistem gudang, dan prosedur produksi.
Untuk perusahaan yang masih menyiapkan badan usaha, kebutuhan pendirian perusahaan juga dapat dipersiapkan sejak awal melalui Jasa Pendirian PT dari PERMATAMAS.
Sementara itu, kebutuhan bisnis lainnya dapat direncanakan secara paralel, termasuk Pendaftaran Merek HAKI untuk perlindungan identitas usaha dan Sertifikasi Halal Kosmetik sesuai kebutuhan produk dan ketentuan yang berlaku.
Bagaimana PERMATAMAS membantu gap analysis CPKB?
Bagi perusahaan yang belum terbiasa dengan sistem CPKB, melakukan gap analysis sendiri dapat terasa cukup kompleks.
PERMATAMAS dapat membantu pelaku usaha melakukan pemetaan kesiapan secara lebih terarah, sehingga perusahaan dapat mengetahui bagian yang sudah sesuai dan bagian yang masih membutuhkan perbaikan.
Pendampingan dapat diarahkan pada:
- Evaluasi kesiapan fasilitas.
- Pemeriksaan dokumen.
- Evaluasi SOP.
- Kesiapan personel.
- Penerapan sistem mutu.
- Dokumentasi dan rekaman.
- Persiapan pemeriksaan.
- Identifikasi potensi ketidaksesuaian.
- Penyusunan prioritas perbaikan.
Untuk perusahaan yang membutuhkan pendampingan lebih lanjut, informasi mengenai Jasa Sertifikasi CPKB dari PERMATAMAS dapat menjadi langkah awal untuk mengetahui kebutuhan proses dan pendampingannya.
Tujuan pendampingan bukan sekadar membuat dokumen terlihat lengkap, tetapi membantu perusahaan memahami bagaimana sistem tersebut diterapkan dalam kegiatan nyata.
Apa hubungan gap analysis dengan audit CPKB?
Gap analysis dapat dianggap sebagai simulasi kesiapan sebelum menghadapi pemeriksaan.
Jika audit BPOM bertujuan mengevaluasi pemenuhan persyaratan sesuai kewenangan dan mekanisme yang berlaku, gap analysis membantu perusahaan melakukan evaluasi internal terlebih dahulu.
Dengan demikian, perusahaan mempunyai kesempatan untuk:
Temukan → Analisis → Perbaiki → Verifikasi → Siapkan.
Pendekatan tersebut membuat persiapan menjadi lebih terukur dibandingkan menunggu sampai pemeriksaan menemukan kekurangan.
Kesimpulan
Gap analysis dalam persiapan CPKB adalah proses membandingkan kondisi aktual perusahaan dengan persyaratan CPKB untuk menemukan kesenjangan yang perlu diperbaiki sebelum proses sertifikasi.
Evaluasi dapat mencakup fasilitas, peralatan, personalia, sanitasi, produksi, pengawasan mutu, dokumentasi, gudang, audit internal, kontrak produksi dan pengujian, hingga penanganan keluhan dan penarikan produk.
Yang paling penting, gap analysis tidak berhenti pada daftar kekurangan. Hasil evaluasi harus diterjemahkan menjadi rencana perbaikan yang jelas, memiliki penanggung jawab, target waktu, bukti penyelesaian, dan verifikasi ulang.
Bagi industri kosmetik yang ingin mempersiapkan sertifikasi dengan lebih terarah, PERMATAMAS siap membantu proses pemetaan dan persiapan CPKB, sehingga perusahaan dapat mengetahui posisi kesiapan sejak awal dan mempunyai waktu yang cukup untuk melakukan perbaikan.
Jangan menunggu audit untuk mengetahui kekurangan perusahaan. Lakukan gap analysis sejak awal dan siapkan sistem CPKB secara bertahap bersama PERMATAMAS.
KONSULTASI GRATIS
PERMATAMAS
Alamat : Plaza THB Lantai 2 Blok F2 No.61 Kel. Pejuang, Kec. Medan Satria, Kota Bekasi 17131
No Telp : 021-89253417
Watshapp : 085777630555
FAQ
1. Apa itu gap analysis dalam persiapan CPKB?
Gap analysis adalah evaluasi untuk membandingkan kondisi aktual perusahaan dengan persyaratan CPKB sehingga dapat diketahui bagian yang sudah sesuai dan bagian yang masih perlu diperbaiki.
2. Mengapa gap analysis penting sebelum sertifikasi CPKB?
Gap analysis membantu perusahaan menemukan kekurangan lebih awal sehingga tersedia waktu untuk melakukan perbaikan sebelum menghadapi proses pemeriksaan.
3. Apa saja yang diperiksa dalam gap analysis CPKB?
Evaluasi dapat mencakup sistem mutu, personalia, bangunan dan fasilitas, peralatan, sanitasi dan higiene, produksi, pengawasan mutu, dokumentasi, audit internal, penyimpanan, kontrak produksi dan pengujian, serta penanganan keluhan dan penarikan produk.
4. Apakah gap analysis hanya memeriksa dokumen?
Tidak. Gap analysis idealnya membandingkan dokumen dengan kondisi dan praktik aktual di lapangan. Kesesuaian antara SOP, fasilitas, personel, pelaksanaan, dan rekaman juga perlu diperhatikan.
5. Apa contoh gap dalam persiapan CPKB?
Contohnya perusahaan sudah memiliki SOP pembersihan peralatan, tetapi pencatatan pelaksanaannya belum konsisten. Kesenjangannya adalah bukti penerapan prosedur belum memadai.
6. Kapan sebaiknya gap analysis dilakukan?
Sebaiknya dilakukan sejak awal persiapan CPKB, bahkan sebelum perusahaan mengajukan sertifikasi. Evaluasi juga dapat diulang setelah perbaikan atau ketika terjadi perubahan penting dalam sistem perusahaan.
7. Apakah gap analysis menjamin sertifikat CPKB diterbitkan?
Tidak. Gap analysis bertujuan meningkatkan kesiapan perusahaan dan membantu menemukan kekurangan. Keputusan sertifikasi tetap mengikuti proses evaluasi dan ketentuan BPOM yang berlaku.
8. Siapa yang dapat melakukan gap analysis CPKB?
Gap analysis dapat dilakukan oleh tim internal perusahaan yang memahami sistem mutu atau dengan bantuan tenaga pendamping yang memiliki pengalaman dalam persiapan CPKB.
9. Apakah perusahaan baru perlu melakukan gap analysis?
Ya. Perusahaan baru justru dapat memperoleh manfaat besar karena evaluasi sejak awal membantu mengidentifikasi kebutuhan fasilitas, dokumen, personel, dan sistem sebelum kegiatan berkembang lebih kompleks.
10. Apakah PERMATAMAS dapat membantu gap analysis CPKB?
PERMATAMAS dapat membantu perusahaan memetakan kesiapan CPKB, mengevaluasi berbagai komponen yang diperlukan, mengidentifikasi kesenjangan, serta menyusun persiapan yang lebih terarah menuju proses sertifikasi.
